De acuerdo con la Resolución 000015 del 11 de febrero de 2021, numeral 6.2, la DIAN establece que no es posible expedir notas crédito o débito una vez se haya generado el evento de aceptación expresa o tácita de la factura electrónica de venta.
Por lo anterior, una vez la factura electrónica de venta haya sido aceptada, no es posible emitir una nota crédito o débito asociada directamente a dicha factura.
Se recomienda generar el evento 032 (Aceptación) únicamente cuando se haya validado que la factura cumple con los términos comerciales establecidos y se esté conforme con su contenido.
No obstante, el sistema de facturación electrónica permite generar notas crédito y notas débito:
- Tipo 20: asociadas a una factura electrónica de venta.
- Tipo 22: no asociadas directamente a una factura electrónica de venta.
En consecuencia, cuando una factura ya ha sido aceptada, la alternativa disponible es generar la nota crédito o débito sin referencia directa a la factura electrónica.
¿Cómo generar una nota sin referencia a factura electrónica?
Para realizar este proceso desde el portal, siga los siguientes pasos:
- Ingrese a la sección Operaciones y seleccione Facturación → Notas.
- Seleccione la opción Crear nota.
- En el campo ¿Qué tipo de nota desea crear?, seleccione CRÉDITO o DÉBITO, según corresponda.
- En el campo ¿Qué tipo de documento afectará la nota?, seleccione SIN REFERENCIA A FACTURA ELECTRÓNICA.
- Diligencie la información correspondiente a la nota.
Información de la nota
Complete los siguientes campos:
- Número de nota.
- Fecha de emisión.
- Concepto.
- Tipo de operación.
- Inicio del periodo afectado.
- Fin del periodo afectado.
- Moneda.
- Tasa de cambio y fecha de la tasa de cambio, cuando aplique para facturas en moneda extranjera.
Inicio y fin del periodo afectado
En Inicio del periodo afectado, registre el primer día del mes al que corresponde la factura.
En Fin del periodo, registre el último día del mismo mes, es decir, el día 30 o 31, según corresponda.
Ejemplo: si la factura corresponde al mes de enero, deberá registrar:
- Inicio del periodo: 1 de enero de 2024.
- Fin del periodo: 31 de enero de 2024.
De esta manera, el periodo afectado debe comprender el mes completo al que corresponde la factura, desde el primer hasta el último día del mes.
Información del cliente y de la factura
Diligencie la información correspondiente al cliente y registre los datos relacionados con la factura sobre la cual se expedirá la nota.
En caso de realizar una anulación total, los datos registrados deberán coincidir con la información de la factura emitida.
Si se trata de una anulación parcial, registre el concepto y los valores correspondientes, de acuerdo con el motivo de la nota. Asimismo, diligencie la forma y el medio de pago correspondientes.
Se recomienda registrar en el campo Observaciones el motivo de la nota y el número de la factura relacionada, únicamente como información de referencia.
Ejemplo de observación:
“Nota crédito correspondiente a la factura No. XXXXX, por concepto de ______.”
Guardar, firmar y emitir la nota
Una vez haya diligenciado toda la información, valide que los datos sean correctos y seleccione Guardar.
Posteriormente:
- Ingrese a la opción Prenotas.
- Seleccione la nota crédito o débito creada.
- Seleccione Firmar y emitir.
De esta manera, podrá generar la nota sin referencia directa a la factura electrónica de venta que ya fue aceptada.
Esperamos que esta información haya despejado sus dudas. Si requiere información adicional, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes canales:
WhatsApp: +57 1 5141090
Central telefónica: 601 7441111, opción 3
Correo electrónico: soporte@misfacturas.com.co
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