Este manual está diseñado para ayudar a los usuarios a llenar correctamente el archivo plano de Factura de Venta

1. ¿Cómo llenar el archivo?

Siga estos pasos para completar el archivo:

1. Abra el archivo Excel entregado con el nombre "Archivo Plano Factura de Venta V2.xlsx".

2. Diríjase a la hoja llamada archivoplano_actual_vigente3.

3. Llene los campos según lo indicado en la siguiente guía.

4. No cambie el nombre de las hojas ni elimine columnas.

5. Guarde el archivo y envíelo según las instrucciones de su proveedor tecnológico.

2. Guía de campos

A continuación se describen los primeros campos a completar. Cada uno incluye su nombre, si es obligatorio, el tipo de dato, una explicación sencilla y un ejemplo.

Notas adicionales:

• Valores válidos para campos como IdentificationType, PartyTaxLevelCode, FiscalResponsabilities, etc., se encuentran en otras hojas del archivo Excel. Puedes consultarlos allí directamente si necesita validar qué valores se permiten.

• No deje campos obligatorios vacíos, o el archivo puede ser rechazado.

Ahora pasamos a los campos relacionados con la factura en sí, especialmente los productos y condiciones de pago. Estos campos suelen encontrarse a partir de la mitad del archivo y pueden incluir:

• Detalles del producto o servicio vendido

• Valores unitarios, totales y descuentos

• Medios y métodos de pago

Notas útiles:

• Para obtener los códigos válidos de PaymentMethod o PaymentMeansID,, puede consultar las hojas auxiliares del archivo Excel: PaymentMethod y PaymentMeansID.

- PaymentMethod: 

- PaymentMethod:

• Los campos monetarios deben tener punto decimal, no coma (ej: 50000.00, no 50.000,00).

• El campo CUFE es generado automáticamente por la DIAN cuando la factura es transmitida, así que puede quedar vacío.

Sección: Impuestos, Retenciones y Notas

Recomendaciones:

• Usa valores numéricos sin separadores de miles ni símbolos (28500, no $28.500).

• Los códigos como TaxCategoryCode y WithholdingTaxCategoryCode están disponibles en las hojas auxiliares del archivo Excel.

• El campo Note es útil para aclaraciones, como condiciones especiales o referencias internas.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué pasa si dejo un campo obligatorio vacío?
El archivo puede ser rechazado por el sistema. Siempre verificar que los campos obligatorios estén completos, no cambie ningun campo.

2. ¿Puedo modificar los nombres de las hojas o columnas del archivo?
No. El archivo debe conservar su estructura original para que el sistema lo pueda leer correctamente.

3. ¿Dónde encuentro los códigos válidos (por ejemplo, tipo de identificación o medios de pago)?
En las otras hojas del archivo Excel que se encuentran en la parte inferior. Cada una tiene una lista con los valores aceptados, va a encontrar los diferentes links en el campo de "valores validos" con los cuales se puede apoyar para diligenciar los respectivos campos.

4. ¿Qué formato deben tener las fechas?
Las fechas deben escribirse en el formato: yyyy-dd-MM hh:mm tt. Ejemplo: 2025-30-06 08:00 AM

5. ¿Puedo dejar campos opcionales vacíos?
Sí. Los campos marcados como “opcional” pueden dejarse vacíos si no aplican para tu caso.

6. ¿Puedo usar tildes y letras especiales en los nombres?
Sí. Puedes usar tildes y caracteres como “ñ” en campos de texto, como nombres o direcciones.

⚠️ Errores Comunes a Evitar