La sección de "Mis Documentos Recibidos" es donde los proveedores nos envían las facturas de compra a crédito para realizar los eventos y de contado para su contraol y visualización, al igual que notas crédito y debito. Sin embargo, algunas facturas no llegan al modulo bien sea porque la información es enviada por el proveedor directamente al cliente, porque los archivos no tienen la estructura correcta o porque el correo de recepción no esta actualizado en los datos de contacto de la empresa. En estos casos se deben validar los siguientes pasos.

1. Solicitar al proveedor el envío del documento en una carpeta comprimida en formato .ZIP, la cual debe contener dos archivos denominados "ATTACHED DOCUMENT" y "PDF".
   

Nota: Se debe validar que el documento adjunto sea el "ATTACHED DOCUMENT", ya que si se adjunta el archivo XML, no se permitirá el registro en "Mis Documentos Recibidos".

Ejemplo:

• El XML debe corresponder al AttachedDocument como en el siguiente ejemplo de una factura que se cargo correctamente, tanto el nombre del archivo como el XML están correctos:

• Si se reporta INVOICE dentro del XmL y no el Attached Document que es el certificado que emite la DIAN en la validación y aprobación de la factura enviada, el documento no va a registrarse en el modulo:

De acuerdo al anexo técnico 1.8 de la resolución 00012, con respecto a la recepción de los documentos en su apartado "9. Recepción de los documentos electrónicos" (páginas 548 a 550), que se anexa, se informa sobre el proceso y la estructura de la información para la recepción de documentos electrónicos y la generación de eventos a las facturas a crédito recibidas de proveedores.
 

En el siguiente enlace, puede consultar la información de la DIAN:
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Resolucion-000012-09022021.pdf 
 

2. Recuerde que tanto el nombre de la carpeta como de los archivos debe estar correcto, para asegurar el correcto cargue y registro del documento en el modulo de "Mis documentos recibidos":

-La carpeta en formato .ZIP debe empezar su nombre con la letra z y luego el resto del número del documento, como se muestra a continuación:

-Los archivos PDF y XML del documento también deben tener un nombre especifico. Para el nombre del archivo PDF, este debe empezar por las letras fv y luego el resto del número y para el archivo XML debe empezar por las letras ad y luego el resto del número:

Nota: Recuerde que si la carpeta o los archivos enviados por el proveedor no tienen especificados los nombres de forma correcta, debe cambiarlos o modificarlos antes de reenviar el documento.

3. Esta carpeta debe ser adjuntada y enviada al correo electrónico recepcion@misfacturas.com.co. En asunto debe estructurarlo de la siguiente manera:

- Se debe colocar el número de identificación del emisor de las facturas sin el DV (dígito de verificación), sin puntos ni espacios.
- Razón social del Emisor; 
- #de factura; 
- Código del tipo de documento según tabla 13.1.3 Ejemplo: 01 para factura electrónica 
- Nombre comercial del facturador o emisor

4. Por último, se debe verificar en la plataforma de Mis Facturas, en la sección "Mis documentos recibidos", si la factura ya se ha cargado en la plataforma:

Tenga en cuenta que si desea que este proceso de registro de las facturas de compra en el modulo de "Mis documentos recibidos" se genere de forma automática, puede actualizar el correo de recepción con el siguiente articulo:

¿Cómo actualizar el correo electrónico de recepción de documentos registrado en la DIAN?
https://soporte.misfacturas.com.co/hc/es-419/articles/7534710831252--C%C3%B3mo-actualizar-el-correo-electr%C3%B3nico-de-recepci%C3%B3n-de-documentos-registrado-en-la-DIAN 

Una vez actualizado el correo de recepción en la DIAN, debe enviar un pantallazo del mismo actualizado al correo de soporte@misfacturas.com.co, para realizar la modificación en el portal.

Por ultimo debe tener en cuenta, que si al tener el correo de recepción actualizado en los datos de contacto, no le llegan las facturas al modulo de "Mis documentos recibidios", debe informarle al proveedor para que también actualice dicho correo y los documentos se puedan enviar de forma directa. Si con todo este proceso aún así no carga el documento, debe comunicarse con el área de soporte o enviar un correo a soporte@misfacturas.com.co, especificando la información completa y adjuntando los archivos, para poder realizar el cargue en sistema.