Cada vez que creamos un documento se deben crear varios procedimientos para que pueda ser enviado a la DIAN. Es así como cada documento pasa por una serie de pasos y validaciones que se muestran en la plataforma con un estado, el cual sirve de información al usuario para saber en qué paso se encuentra, a continuación listaremos los diferentes estados y describiremos su función en el proceso de envío de una factura electrónica:
- Generando XML: en este paso el sistema se encuentra creando el XML de la factura son la información necesaria para que su factura sea válida por la Dian.
- Generando CUFE: en este paso el sistema se encuentra generando el código de identificación único de su factura por medio del cual la Dian válida que esta factura sea única y no se repita.
- Firmando Documento: En este paso el sistema está usando la firma digital habilitada por la Dian para poder enviar la factura a dicho organismo de control.
- Notificando Dian: en este estado la factura se está enviando al sistema de la Dian para que sea validada y aprobada por dicho organismo, este paso suele tardar un poco más que los demás estados, ya que la Dian suele tener intermitencias en sus servicios y esto puede generar demoras en las entregas de las facturas.
- AD Generado: en esta paso el sistema se encuentra esperando respuesta de la Dian sobre las validaciones de la factura
Los pasos mencionados anteriormente son obligatorios para todas las facturas, ya que representan la mayor parte de la creación y validaciones de la factura y sus documentos, a continuación nombraremos otros estados que pueden tomar las facturas:
- Enviado: este estado se muestra cuando la factura fue enviada y validada por la Dian y reposa tanto en el sistema de la Dian como en el de misfacturas
- Inválido: este estado se muestra cuando la factura no pasó una o más de las validaciones de la Dian y es considerada como inválida. En este estado una factura carece de valor legal y debe ser corregida y reenviada hasta que sea considerada válida.
- Aceptada: en este estado la factura fue enviada a su cliente, el cual la revisó y le dio un visto bueno aceptándola a través del email envió por misfacturas. Nota con la entrada en funcionamiento del Anexo Técnico 1.8 que será a más tardar el 1 de agosto de 2021, este estado sólo aplicará para facturas cuya forma de pago sea Crédito y el Adquiriente ya envió el evento de Acuse de recibo.
- Rechazada: en este estado la factura fue enviada a su cliente, el cual la revisó y la rechazó en la plataforma. Nota con la entrada en funcionamiento del Anexo Técnico 1.8 que será a más tardar el 1 de agosto, este estado aplicará para facturas cuya forma de pago sea Crédito y el Adquiriente genere el evento de Reclamo.
- Esperando RG: este estado suele presentarse cuando se maneja un método de emisión de facturas API y la representación gráfica la carga el ERP que le presta los servicios a la empresa, este estado se mantendrá hasta que dicho ERP cargue la representación gráfica para que así la factura pueda ser enviada a su cliente
- Pendiente por envío de correo: Este estado indica que por alguna otra razón no se ha podido enviar el correo al adquiriente, en caso de ocurrir es necesario que se comunique con el centro de ayuda de misfacturas para realizar los respectivos ajustes y se pueda terminar con el ciclo de creación de la factura
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