El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar. Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo. 

Para expedir Documento Soporte desde el portal web misfacturas, ubicara la opción dentro del menú principal de operaciones ubicado en el costado izquierdo tan pronto ingrese al sitio privado de su perfil.

Al dar clic sobre la opción "Documento soporte", se desplegará dos opciones adicionales llamadas "Documento Soporte" y "Notas de ajuste", ingresará a la primera opción llamada "Documento soporte".

Una vez ingresa al módulo de "Documento Soporte", encontrará entre otras opciones en la parte central, la de "Crear Documento Soporte", esta será utilizada para crear y enviar un nuevo documento tanto a la DIAN como a su proveedor en un solo paso.

Al dar clic sobre la opción "Crear Documento Soporte", se habilitará la plantilla en la cual deberá registrar una información mínima dividida en cinco (5) puntos o partes principales descritos a continuación: 

1. DATOS DEL DOCUMENTO SOPORTE.

Dentro de este módulo identificara algunas líneas cuyo registro al inicio contienen un asterisco en color Rojo (*), esto indica que dicho registro es obligatorio, para el caso se encuentra los siguientes conceptos:

• Resolución DIAN - (Al dar clic sobre el espacio en blanco seleccionara la resolución expedida destinada para documento soporte).

• Fecha del documento soporte - (La fecha de generación puede corresponder al día actual o puede inferior a esta, si bien es cierto puede seleccionar un rango de día con más de una diferencia de semana hacia atrás, se recomienda dicha fecha este dentro del rango de la semana en lo posible). 

• Vencimiento Documento - (Indicara la fecha o plazo otorgado de pago del documento soporte, si no existen días de pago del documento, registrara el valor cero).

• Moneda - (Para indicar el tipo de moneda que relacionará en el documento, deberá registrar las siglas de la moneda a utilizar siendo la más común el peso colombiano "COP", también puede relacionar otro tipo de moneda si lo requiere, para este último caso es indispensable registrar una tasa de cambio y fecha de tasa de cambio pactada de manera adicional).

2. DATOS DEL PROVEEDOR.

Para asociar el proveedor al documento soporte existen dos maneras de hacerlo:

• La primera corresponde a tener creado de manera previa dicho proveedor a través de la opción de "Mis Catálogos / Terceros / Proveedor", en tal caso solo deberá dar clic sobre el espacio en blanco ubicado enseguida de la palabra "Razón social", al ingresar el nombre o número de documento, seleccionará el perfil que registre inmediatamente en la parte inferior.

• La segunda opción corresponde a crear un nuevo perfil de proveedor, para este caso deberá dar clic sobre el símbolo más (+).

Al crear un registro de perfil de proveedor directamente desde la plantilla de documento soporte, se debe tener en cuenta que los ítems que contienen el punto en rojo serán de registro obligatorio para garantizar la correcta validación del documento soporte una vez será firmado y emitido. El único ítem opcional corresponde al sitio web del proveedor.

Tan pronto es seleccionado o creado el nuevo registro del proveedor, es necesario dar clic sobre el símbolo (+) para poder asociar este perfil al documento soporte, una vez realizada esta acción deberá quedar el registro únicamente en la parte inferior.

3. DATOS DEL DOCUMENTO SOPORTE.

En este módulo deberá seleccionar una de las dos opciones de compra según corresponda:

• Por Operación: Corresponde a la fecha de compra del día actual o en la cual se genera el documento, para este caso el ítem "Fecha de compra" se marcara de manera automática con la fecha del día actual.

• Acumulación Semanal: Permite registrar en el campo "Fecha de compra" un día diferente a la fecha actual la cual debe ingresar de manera manual a través del uso del calendario.

4. REGISTRO DEL SERVICIO.

Si ya cuenta previamente con el servicio creado a través de la opción de "Mis Catálogos / Producto Servicio", dará clic en la opción "Buscar Productos" y registrara el nombre o código de referencia del servicio, tan pronto aparezca solo dará clic sobre el servicio para asociarlo.

En caso contrario que no cuente con el servicio previamente creado, dará clic sobre el símbolo mas (+) para registrar uno nuevo de manera directa en la plantilla.

Al momento de editar el servicio o crearlo, deberá tener en cuenta que los campos marcados con los puntos rojos en la plantilla son los registros mínimos obligatorios para poder guardarlos.

Si desea relacionar al documento referencias adiciones como son retenciones, cargos o descuentos, dentro de la misma plantilla de registro del servicio los ubicara bajando un poco el Scroll o cursor, para guardar los registros ingresados deberá dar clic sobre el símbolo mas (+).

Para cuando ya tenga toda la información relacionada respecto al servicio que desea registrar, al final de la plantilla encontrara la opción "Agregar", al dar clic  guardara la información sobre su servicio.

Si desea remplazar la información ingresada o eliminarla, en la columna "Detalle" encontrara las opciones "Editar" y "Eliminar".

4. DATOS DE PAGO.

Deberá registrar la forma de pago del servicio y el medio de pago, estos dos conceptos son obligatorios, de manera opcional puede registrar instrucciones de pago o información relevante del proceso a través del ítem "Nota de Pago".

5. CAMPO TOTALES

Podrá visualizar el resumen de la información de valores registrados en el documento soporte, así mismo como las siguientes opciones:

• Vista previa: Visualizara un registro grafico de como quedara plasmada la información en el PDF que será enviado a su proveedor una vez sea guardado, firmado y emitido el documento, esta opción al ser un borrador del documento aun no validado, no indicara el consecutivo de documento ni CUDE, así mismo indicara que no es un documento valido a través de una marca de agua. 

• Adjuntar Archivo: Le permite enviar junto con el documento soporte, documentos adicionales que requiera enviar adicionalmente a su proveedor, las extensiones de archivo permitidas son: .pdf, .zip, .xlsx, .xls, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .jpg, .jpeg, .png, .rar, .txt.

• Agregar: Esta opción le permite guardar toda la información registrada en la plantilla y pasara a ser un borrador listo para firmar y emitir. 

Cuando el documento soporte es guardado y pasa a ser un borrador, el sistema por efecto lo enviara a la opción de "Documento soporte Creados", en este módulo podrá a través del ítem "Opciones" Editar el documento, Eliminarlo, Ver los adjuntos al documento, Firmar y emitir de manera individual casa documento creado. 

Tan pronto es firmado el documento, este pasara a la opción de "Documentos Soporte", en este módulo podrá validar el estado actual del mismo.

Dando clic sobre la palabra "Validado" que esta de color azul podrá visualizar entre otros el respectivo PDF que se ubica en la columna "Estado", en caso contrario que presente estado "Rechazado" podrá consultar la lista de errores que debe ser corregidos.